新社会人は特に必見!どうする?仕事の効率化

効率化するにはまずは棚卸し

仕事の効率化と一言で言っても、何から手をつけたらいいかわからない!ってことは良くありますよね。自分が携わっている業務の、どの業務が効率的で、非効率なのか、改めて見直す時間を作らないと、ずるずる現状のままで月日は過ぎていきます。なので、まずは業務の棚卸しが必要です。例えば1週間で、自分がどんな業務を行い、各業務にどれだけの時間を割いているのか。それがわからないと、効率化すべきポイントがぼやけてしまいます。まずは紙や、エクセルに自分の業務内容を1週間分カレンダーに埋めてみましょう。

カットが一番!無理なら効率化

業務の棚卸しした、週間カレンダーを見ると、自分が何の業務に時間をかけているか、何をしているか可視化できたと思います。冷静に、できた棚卸しカレンダーを見てみてください。あれっ?この業務は、他の子もやってるな。または、この業務はやらなくても、差し障りがないな。などなど。他の子が同じ作業をやっているなら、その業務をお任せして、自分は別の業務をする。または、何となくやっていた業務が不必要なら止める。要するに業務をカットする。これが一番の効率化だと思いませんか?必要な業務、不必要な業務、任せられる業務など、業務の整理ができたら、自分が本当にやる必要のある業務の中身の効率化を考えると良いのではないでしょうか。

業務の中身の効率化もカットが基本!

さていよいよ、業務の中身の効率化ですが、1週間で一番時間を使っている業務から見直すべきでしょう。それが毎週やらないといけない業務なら尚更です。その業務を振り返ってみましょう。何故、そんなに時間がかかっているのでしょうか?フローに問題があるのでしょうか。それとも自分の段取りのせい??理由は色々あると思いますが、結局は業務の棚卸しの考え方と同様で、その業務の中身を見た時に、不必要な作業、任せられる作業はないでしょうか。業務の中身を見て、不必要な作業はカットする。それが一番の効率化です。

ワークフローの管理にこだわりたい場合には、優秀なスタッフの採用を積極的に行うことがポイントといえます。